How to: Migration der Billable Hours in Tempo (Cloud)

Wie man wichtige Tempo-Daten beim Umzug in die Atlassian Cloud rettet
04.10.2021
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Nicht jede Migration von Atlassian-Applikationen funktioniert problemlos. Komplexer und damit auch aufwendiger wird es nicht selten, wenn die Instanzen von Jira, Jira Service Management und Confluence hochgradig individualisiert wurden (Customizing). Und auch nicht alle Daten aus jeder App aus dem Atlassian Marketplace lassen sich spielend einfach in die Atlassian Cloud bringen. Dieser Blogbeitrag behandelt die Migration der App Tempo Timesheets und der abrechnungsfähigen Stunden. Also genau die Art von Daten, auf die man unter gar keinen Umständen bei einer Migration verzichten möchte. Als Atlassian Platinum Solution Partner und Partner von Tempo sind wir Ihre ExpertInnen für die Einführung, Weiterentwicklung und Migration von Tempo Timesheets, Tempo Planner und Tempo Budget in die Cloud. Sprechen Sie uns an.

Ausgangsituation: Tempo-Migration in die Cloud

Tempo Timesheets / Budgets sind als Jira-Erweiterungen aus dem Atlassian Marketplace in der Instanz installiert. Bei der Jira-Migration der Server- oder Data Center Instanzen (On premise) in die Atlassian Cloud sollen die Worklogs und Timesheets nicht verloren gehen. Mit dem Standard-Vorgehen ist dies jedoch nicht gewährleistet – einige essenzielle Punkte sind daher zu beachten.

Mit der Installation auf der Data Center- oder Serverversion von Tempo werden zusätzliche Datenbanktabellen hinzugefügt, damit die Applikation weitere Worklog-Attribute wie beispielsweise abrechnungsfähige Stunden (Billable Hours) und Kommentare abspeichern kann. Diese Funktionen sind ergänzend zum Worklog-Bereich des Standard-Jira. Im Prinzip lässt es sich so ganz gut illustrieren:

Tempo Billable Hours

Die blaue Tabelle stellt die Standard-Worklog-Einträge dar. Mit Tempo Timesheets können für jeden Worklog-Eintrag weitere Attribute/Werte abgespeichert werden. Dies wird mit einer zusätzlichen Tabelle, oben orange, erreicht. Im oben abgebildeten Beispiel würde das bedeuten, dass für den Worklog-Eintrag für Issue ABC-1 vier Stunden eingegeben werden können, davon jedoch nur zwei auch abgerechnet werden. Beim Worklog-Eintrag für Issue ABC-2 wurden drei Stunden eingetragen, wovon auch alle drei abgerechnet werden können. Gerade in Projekten, bei denen es darauf ankommt, sich in einen Sachverhalt einzuarbeiten oder in denen nicht alle aufzuwendenden Stunden gemäß einer vertraglichen Vereinbarung vergütet werden können, ist diese Funktionalität bzw. Unterscheidung ganz zentral.

Die abrechnungsfähigen Stunden retten

Mit der Migration von Jira Data Center bzw. Server in die Cloud werden diese Daten nicht automatisch übertragen. Sprich: Sie stehen nach der Migration einfach nicht mehr zur Verfügung. Ein echter Supergau, sofern hier tatsächlich Kosten in Rechnung gestellt werden sollen, aber auch dann, wenn es interne Budgets für einzelne Projekte gibt. Das Tracking von gebuchten Zeiten und das Controlling zu den Projekten und Budgets wird gänzlich unmöglich. Im Wesentlichen liegt es daran, dass Atlassian die Struktur von Quell- und Zielinstanz (Server und Cloud) kennen muss, damit ein Übertrag mit dem Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) oder dem Site-Import möglich ist. Die Struktur von sämtlichen App-Daten (orange Tabellen) ist für Atlassian unbekannt und deshalb kann auch kein automatischer Übertrag stattfinden. Aus diesem Grund gehen mit der normalen Cloud-Migration auch sämtliche Informationen aus Tempo verloren. Es gibt allerdings eine Möglichkeit, wie sich diese Daten nachträglich in die Cloud transferieren lassen. Und hier erklären wir, wie dies funktioniert.

Wie läuft eine Tempo-Migration in die Cloud ab?

  1. Als Erstes werden ganz normal die Jira-Daten von Server oder Data Center in die Cloud gebracht. Dafür gibt es verschiedene Ansätze, die auf den entsprechenden Supportseiten von Atlassian zu den Migrationen relativ gut dokumentiert sind. Zuerst werden also die Standarddaten von Jira migriert. Im Anschluss enthalten beide Instanzen (Server und Cloud) die gleichen Worklog-Einträge. Die Instanzen müssen online und vom gleichen Rechner zugreifbar sein.
  2. Bei der Installation von Tempo in der Cloud bieten sich zwei Wege an, wie mit den fehlenden Informationen umgegangen werden kann. Tempo Cloud kennt erstmal die (orangen) Werte vom Server nicht. Diese wurden ja nicht übertragen. Aus diesem Grund kann Tempo in der Cloud entweder die abrechnungsfähigen Stunden (Billable Hours) auf 0 setzen, oder aber Sie übernehmen den Wert von der blauen Tabelle. Genau das macht Tempo. Sie setzen Logged Hours = Billable Hours. Um hier Abhilfe zu schaffen, haben wir im Rahmen eines Kundenprojekts einen Job geschrieben, der jeden Eintrag auf dem Server kontrolliert und die Informationen in die Cloud überträgt.



Ein Validierungs-Script stellt den Erfolg sicher

Beispiel: Wurden bei Issue ABC-1 z. B. 27 Stunden geloggt, und es sind aber lediglich 20 Stunden als Billable angegeben, dann schaut unser Job, welche Stunde wie eingetragen wurde und welche Stunden als nicht abrechenbar klassifiziert wurden. Der Job findet genau die gleichen Einträge in der Cloud und passt diese im Anschluss an. Sobald der Job durchgelaufen ist, wird kontrolliert, ob alle Einträge auf dem Server und in der Cloud übereinstimmen.

Was gibt es zu beachten: Unser Job funktioniert generisch, unabhängig von Projekten, von Einstellungen und Berechtigungen. Zu Beginn werden jeweils für alle Projekte die Berechtigungen korrekt gesetzt und nach dem Durchlauf wieder entfernt.

Die Bereinigung dieser Tempo-Daten ist ein aufwendiger Prozess, der mehrere Stunden oder gar Tage dauern kann. Der Zeitaufwand lohnt sich aber, denn nach der Bereinigung stehen die Daten 1:1, wie sie auf dem Server lagen, auch in der Cloud bereit. Manuelles Anpassen ist nicht mehr notwendig. Unser Job lässt sich auch in Etappen starten, sodass beispielsweise über Nacht oder das Wochenende historische Daten übertragen werden können. Das ist aus unserer Sicht der einzige und richtige Weg, wie man zusätzliche Daten vom Server in die Cloud bringen kann: völlig ohne Datenverlust.

Wir sind Ihre Atlassian-Profis für die Migration in die Cloud

Als Atlassian Platinum Solution Partner verfügen wir über eine langjährige Expertise aus zahlreichen Projekten. Dazu gehören natürlich auch viele Herausforderungen bei der Migration in die Atlassian-Cloud. Je nach genutzter App und der generellen Komplexität der von Ihnen genutzten Instanzen sollten Sie sich auf den Support durch unsere Atlassian-ExpertInnen verlassen können. In der Regel starten wir Migrationsprojekte in die Cloud mit einem sogenannten Cloud Readiness Assessment, um die Aufgabe im Detail bewerten und Ihnen wertvolle Hinweise geben zu können.

Kontaktieren Sie uns

(PS: Das gilt natürlich auch für Atlassian-Lizenzen, Trainings, die Neueinführung und Weiterentwicklung von Jira, Confluence und Jira Service Management usw.)